Grip on IT heeft een route ontwikkeld om problemen in IT-organisaties aan te pakken. Deze route is ontstaan uit ervaringen met vele verbetertrajecten. Het ziet er als volgt uit:

De GRIP route: 7 stappen

7 stappen

 

 

1. Kennismaken Intakegesprek, stap 2 en 3 plannen.
2. Luisteren Welke problemen zijn er en hoe kun je dat oplossen?
Gesprekken met betrokkenen, rondkijken, analyse van de servicemanagement tool en eventueel een enquête.
3. Plannen Welke problemen wil je aanpakken en in welke volgorde?
Wat kun je zelf en waar zoek je hulp?
Wat wordt de planning? Hoe ziet de projectorganisatie er uit?
Volgen we een methode?
4. Realiseren Realiseren van de oplossingen, samen met de meest-betrokkenen.
5. Implementeren Trainen van alle ICT'ers in de aangepaste werkwijze en de tool. En dan go-live.
6. Doen Ga het nu maar eens 'even' doen: werken volgens de nieuwe werkwijze en management er van.
Eventueel een volgende realisatiesprint (stap 4).
7. Coachen Periodiek coachen van proces- en lijnmanagement. Advies over praktische kwesties. Niet terugvallen maar volharden en doorverbeteren.

Verbeteren van de IT-organisatie

Een traject om de efficiëntie en prestaties van de IT-afdeling te verbeteren bestaat uit een analyse (stap 1-2) en een verbetertraject (stap 3-7). Bij de analyse worden diverse aspecten van de IT-organisatie onder de loep genomen, zoals:

  • Tijdigheid; zijn er tijdafspraken, worden die gehaald en wordt er op gestuurd?
  • Procesbewaking; hoe verloopt procesbewaking in de servicemanagement tool, is er managementrapportage?
  • Uitvoering; is inkomend/uitgaand in balans, hoeveel tickets liggen er te roesten?
  • Teamanalyse; welke teams zijn er, hoe is de samenwerking onderling en tussen de teams, hoe zit het met de teamgrootte?
  • Processen; is er onderscheid in de werkzaamheden, is er een prioriteitenschema en wordt er naar gewerkt?
  • Rework; hoe vaak wordt teruggegaan naar de tekentafel, hoe wordt omgegaan met scope-wijzigingen, wat is de technische en functionele kwaliteit van oplevering?
  • Aanschaf; wat is de rol van de business en IT bij pakketselectie, worden kosten/baten inzichtelijk gemakt, wordt security/privacy meegenomen, hoe verloopt uitbesteding/regie/cloud
  • Projecten; hoe komen projecten binnen, is er portfolio mgt, wordt menscapaceit geforecast, wordt er wel eens NEE gezegd
  • Vergadercultuur; tijdigheid, agenda, palaveren, aanwezigen, verslag, standups/kanban, onverwachte overleggen
  • Analyse volgens TIM WOODS afkomstig uit Lean; Transportation, Inventory, Motion, Waiting, Over-processing, Over-production, Defects en Skills
  • En verder: situatie-afhankelijke bevindingen

Het resultaat van deze analyse is een concreet rapport dat aan het management wordt gepresenteerd. Het bevat duidelijke en direct-bruikbare adviezen. Je kunt hiermee zelf aan de slag, de mate van ondersteuning door Grip on IT gaat in overleg. Stappen 3 t/m 7 zijn situatie-afhankelijk en worden op maat gepland.


Verbeteren met ISM/FSM | Standaard

Grip on IT heeft veel ervaring met standaard ISM-projecten. Hierbij schaf je ISM-licenties aan én een standaard invoering. Je krijgt dan proceduretemplates, organisatie-besluiten, tool-inrichting voor sommige tools (mn TOPdesk), de ISM-rapportage, enz. Maar je krijgt ook een standaard projectorganisatie waarin je als het ware wordt “ge-ISM-d”. Het bevat allerlei projectdocumentatie, een standaard planning inclusief opleverschema, enz. Een ISM-project wordt fixed-date, fixed-price aangeboden. Alle processen worden in 1x ingevoerd, in een strakke fasering:

  • Fase 1: Installatie, 3 maanden
  • Fase 2: Implementatie, 6 maanden

Je weet vooraf wat de investering is (groot) en het resultaat lijkt voorspelbaar. "Lijkt" omdat alles nog steeds afhangt van een goede projectmanager. Grip on IT heeft veel ISM-projecten succesvol geleid maar ook de nodige vastgelopen projecten gered. Zie ook Profiel. Lees ook het alternatief.. 

Verbeteren met ISM/FSM | Alternatief

Een 'militaire' ISM-invoering past niet bij iedereen. Wellicht wil je meer te zeggen hebben over het project. Het alternatief van Grip on IT is:

  • Goedkoper. In een standaard ISM-invoering worden ISM-licenties en alle projecturen ineens geoffreerd. Dat is een steile investering. Grip on IT biedt een alternatief voor elk budget. Wel ISM maar geen ISM-licenties.
  • Beter. Ervaring leert dat de licenties vooral invoeringsmateriaal bevatten, het toch te ingewikkeld is en gaandeweg ontdek je dat documenten ontbreken waarvan je aannam dat ze er in zaten. Grip on IT heeft praktischer invoeringsmethode ontwikkeld met eenvoudige processen (dubbel A4/proces) en verrijkt met handige templates.
  • Flexibeler; in goed overleg bepaal je wat de beste aanpak is voor jouw situatie:
    • De projectorganisatie en projecturen/budget
    • De aanpak en planning: alle of enkele processen? Alles tegelijk of in een bepaalde volgorde?
    • De eventuele samenwerking met een ander project
  • Compatible met andere software. Grip on IT heeft veel ervaring met servicemanagement software en helpt graag als je niet ISM-ready software gebruikt.

 

Verbeteren met USM

USM lijkt erg veel op ISM. De auteur, Jan van Bon, is ook mede-auteur van de ISM/FSM-boeken en heeft het naar eigen smaak doorontwikkeld en het USM genoemd. En dat heeft hij goed gedaan! USM is een goed-doordachte methode. Grip on IT is als voormalig USM-partner/docent er goed bekend mee. Maar er is een 'maar'. USM is theoretisch prima, maar staat praktisch nog in de kinderschoenen. Mocht USM je aanspreken, dan zijn er enkele USM-partners die je kunnen begeleiden. Overweging is om bij de praktische invulling Grip on IT in te schakelen vanwege de theoretische kennis van USM gecombineerd met de uitgebreide praktische invoeringservaring.

 

Verbeteren met ITIL

ITIL (versie 4 inmiddels) is een erg grote en complexe methode. ITIL heeft geen standaard invoeringsmethode, dus zul je bij de invoering nog veel zelf moeten doen. Ook het is het succes hiervan erg afhankelijk van de invoering. Consultants-walhalla! ITIL kent success-stories, maar ook veel faalverhalen. Grip on IT heeft veel servicemanagement-ervaring en helpt je graag met je organisatieprobleem, ook met de basisprocessen van ITIL.

Meer weten?